Home > การบริหารโครงการ > บทเริ่มต้นของการวางแผนโครงการ (project planning)

บทเริ่มต้นของการวางแผนโครงการ (project planning)

บทความนี้กล่าวถึงภาพรวมโดยทั่วไปของการวางแผนโครงการ (project planning) ซึ่งผมได้ประมวลความรู้ความเข้าใจที่มีบวกกับข้อมูลที่มาจากหนังสือ Project Management – A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eight Edition ของ , Harold Kerzner, PhD หวังว่าจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆครับ

ปล. คำศัพท์บางคำผมไม่ทราบจริงๆว่าควรจะแปลออกมาเป็นภาษาไทยว่าอย่างไร ผมเลยใส่คำภาษาอังกฤษมาในวงเล็บข้างหลังเผื่อว่าเพื่อนๆจะเข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้นครับ

บทเริ่มต้นของการวางแผนโครงการ

ความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ (Project Manager) คือการวางแผนและการปฏิบัติตามแผนงานนั้น โดยทั่วไปแล้วการวางแผนหมายถึงการระบุวัตถุประสงค์และการกำหนดนโยบาย (policies) วิธีการปฏิบัติ(procedures) และหมายกำหนดการ (program) เพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เหตุผลหลักที่ชี้ให้เห็นความสำคัญของการวางแผนโครงการคือ

  • เพื่อกำจัดหรือลดความไม่แน่นอน
  • เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
  • เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้นเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ
  • เพื่อเตรียมการสำหรับการติดตามและควบคุมงานต่างๆในโครงการ

ผู้จัดการโครงการซึ่งเป็นบุคคลสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของการวางแผนโครงการ นั้นจำเป็นต้องมีส่วนร่วมตั้งแต่การริเริ่มโครงการ (conception) จนถึงการปฏิบัติการ (execution) แผนโครงการที่ดีจำเป็นจะต้องถูกออกแบบมาอย่างมีระบบ (systematic) ยืดหยุ่น (flexible) เพียงพอที่จะจัดการกับงานที่มีความพิเศษแต่ละงานและอยู่ระเบียบ (disciplined) ผ่านการตรวจสอบและควบคุม ถ้าแผนโครงการไม่มีคุณสมบัติเหล่านี้อาจจะทำให้เกิดผลเสียที่ตามมา เช่นการเริ่มโครงการโดยที่ยังไม่มีการระบุความต้องการและวัตถุประสงค์และ ความสับสนวุ่นวายในระหว่างการปฏิบัติงาน เป็นต้น

ส่วนประกอบของแผนโครงการ

เมื่อลงรายละเอียดแล้วนั้น การวางแผนคือการระบุว่าต้องทำอะไร โดยใคร และเมื่อใดเพื่อที่จะทำให้งานบรรลุผล ส่วนประกอบสำคัญของแผนโครงการมีทั้งสิ้นเก้าอย่าง ได้แก่

  1. วัตถุประสงค์ (objective): เป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด
  2. ระเบียบวาระ (program): กระบวนการหรือวิธีการที่ต้องทำเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์
  3. หมายกำหนดการ (schedule): กำหนดเวลาที่งานหรือกลุ่มงานต้องเริ่มและ/หรือเสร็จ
  4. งบประมาณ (budget): ค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์
  5. การคาดหมาย (forecast): การคาดหมายว่าเหตุการใดจะเกิดขึ้นเมื่อเวลาใด
  6. หน่วย งานและผู้ร่วมงาน (organization): การออกแบบจำนวนผู้ร่วมงาน ตำแหน่งงาน หน้าที่ความรับผิดชอบต่างๆที่จำเป็นต่อการบรรลุวัตถุประสงค์
  7. นโยบาย (policy): ข้อแนะนำทั่วไปสำหรับการตัดสินใจต่างๆในการทำงาน
  8. วิธีการปฏิบัติ (procedure): วิธีการในรายละเอียดเพื่อปฏิบัติการให้ลุล่วงตามนโยบาย
  9. มาตรฐาน (standard): ระดับในการประเมินผลว่าเพียงพอหรือเป็นที่ยอมรับได้ซึ่งกำหนดไว้สำหรับบุคคลหรือกลุ่มบุคคล

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนโครงการ

ความเข้าใจในหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลนั้นมี ส่วนสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จในการวางแผนโครงการ หน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลมีดังนี้

ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ทำหน้าที่กำหนด

– เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (goals and objectives)
- จุดหมายที่สำคัญ (major milestones)
- ความต้องการของโครงการ (requirements)

– กฎพื้นฐานในการทำงาน (ground rules)
- ข้อจำกัดของเวลา (time) งบประมาณ (cost) และคุณสมบัติ (performance)
- วิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (operating procedures)
- นโยบายเกี่ยวกับการจัดการหรือการบริหาร (administrative policy)
- หลักการในการรายงานผล (reporting requirement)

ผู้จัดการตามสายงาน (Line Manager) ทำหน้าที่กำหนด

– รายละเอียดของแต่ละงานที่ต้องทำเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ และความต้องการ
- รายละเอียดของระยะเวลา แรงงาน และงบประมาณที่ต้องการในแต่ละงาน
- ระบุงานหรือกลุ่มงานที่มีความเสี่ยง (risk) ความไม่แน่นอน (uncertainty)
และความขัดแย้ง (conflict) ของโครงการ

ผู้จัดการอาวุโส (Senior Management/Project Sponsor) ทำหน้าที่

– เป็นผู้เจรจาเมื่อเกิดข้อขัดแย้งระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้จัดการตามสายงาน
- ให้ความกระจ่างสำหรับประเด็นหรือปัญหาสำคัญ
- เป็นตัวกลางในการติดต่อสื่อสารกับผู้จัดการอาวุโสของลูกค้า (customer’s senior management)

หลังจากเข้าใจภาพรวมกว้างๆของการวางแผนโครงการแล้ว บทความหน้าผมจะเจาะลึกลงในรายละเอียดว่าขั้นตอนในการวางแผนนั้นเป็นอย่างไร ถ้าเพื่อนๆมีความคิดเห็นอย่างไรกับบทความของผมก็บอกได้เลยนะครับ ยินดีอย่างยิ่งที่จะได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันครับ

ขอบคุณครับ

About these ads
  1. May 31, 2012 at 10:04 am

    เยี่ยมครับ มองภาพรวมได้ดี

  1. August 16, 2009 at 4:31 pm
  2. April 22, 2013 at 4:11 pm

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: